+7 495 956-56-10
ru ru
Вход для клиентов Обратная связь

Управление рисками - главный принцип фасилити

Досье автора

Сергей Потресов, директор по управлению недвижимостью компании «ФМ-КРАФТ». Окончил Московский государственный горный университет по специальности «инженер-электрик». Работал исполнительным директором на Московском трубном заводе. В «ФМ-КРАФТ» пришел в 2016 году. Имеет большой опыт по развитию бизнеса в сфере управления административными и коммерческими объектами недвижимости.

Управление рисками – главный принцип фасилити

«Наработки передовых управленцев способны оптимизировать бюджеты собственников коммерческой недвижимости, но экономия на сотрудниках УК всегда увеличивает риски. Это нужно помнить, учитывать и уметь прогнозировать последствия».

Одна из главных задач любой управляющей организации - четкое бюджетирование доходно-расходной части. Идеально для заказчика, когда по итогам эксплуатации все статьи бюджета формата open-book выполняются копейка в копейку. Но чаще бюджет рассчитывается с определенной долей запаса, поскольку никто не застрахован от незапланированных расходов. Между тем, опытные управленцы умеют максимально нивелировать возможные риски. В том числе и наша компания. В своей работе основной упор мы делаем на качестве эксплуатации, которое в свою очередь зависит от штата сотрудников и профессионального аудита объекта. Если УК отрабатывает и то, и другое по максимуму, то можно не только избежать дополнительных расходов, но и оптимизировать бюджет, то есть сэкономить денежные средства заказчика. Впрочем, вовсе не закладывать риски нецелесообразно, каким бы опытом не обладала управляющая компания.

Скупой платит дважды
Эксплуатация - это всегда расходы и, естественно, основную затратную часть составляет фонд оплаты труда. Кадры решают все, и никуда мы от этого не денемся. Ни один объект невозможно одномоментно заполнить идеальными сотрудниками. Ротация и подбор персонала весьма важное мероприятие. От качества формирования штата, от того, какая сумма заложена на вход, то есть на первоначальный этап работы УК с новым объектом, в конечном итоге зависит эффективность (безаварийность) эксплуатации здания в дальнейшем.

Какие тут могут быть риски? Так как бюджет согласовывается с собственником, то не всегда удается доказать, что его объект требует определенного уровня расходов. Зачастую заказчики, стараясь добиться экономии, занижают возможные траты. В результате их несговорчивость сказывается на качестве специалистов. 

В этом случае мы стараемся вести диалог максимально открыто. Объясняем, что подбор персонала ниже средней цены по рынку труда, изначально подразумевает некачественную эксплуатацию. То есть не все системы будут отслежены надлежащим образом, не все аварийные ситуации спрогнозированы и своевременно предотвращены. В конечном итоге это может привести к штрафным санкциям от арендаторов, находящихся на территории здания, и дополнительным расходам ликвидацию последствия нештатной ситуации. Иными словами, мы наглядно демонстрируем собственнику объекта известную аксиому: «Скупой платит дважды».

Если экономить, то с умом
Тем не менее ситуации бывают разными. Если экономия на фонде заработной платы неизбежна, следует четко понимать на каких категориях сотрудников можно как-то оптимизировать расходы, а на каких - ни в коем случае. Основной залог качественного управления – это инженерно-технические работники (ИТР). От их профессионализма, добросовестности, знания оборудования зависит в каком состоянии находится объект, инженерные сооружения, конструктив здания. Поэтому при минимальном бюджете, упор следует делать на ИТР, на их правильной расстановке, логистике управления зданием. Чтобы было понятно о каком объеме работ идет речь, приведу лишь один пример. Начинка среднего по размерам здания (примерно 100 тыс. кв. м), предполагает от 30 до 50 систем жизнеобеспечения и безопасности объекта.

В некоторых случаях круглосуточное нахождение инженеров на объекте необязательно. Достаточно привлечь сотрудников, работающих на аутсорсинге. Речь идет о так называемом выездном сервисе, который подразумевает периодический осмотр оборудования по установленному графику. Отчасти в этом, наверное, и заключается один из принципов фасилити менеджмента - использование таких технологий, которые позволяют повысить прибыльность бизнеса клиента, значительно снизив внутренние затраты на обслуживание и эксплуатацию систем здания, одновременно поддерживая высокое качество услуг. 

Словом, наработки передовых управленцев способны оптимизировать бюджеты собственников коммерческой недвижимости, но экономия на сотрудниках УК всегда увеличивает риски. Это нужно помнить, учитывать и уметь прогнозировать последствия.

Аудит на партнерских началах
Я уже упомянул, что весьма важным условием качественной работы является аудит объекта. Предварительный осмотр систем позволяет выявить те из них, которые во время строительства, либо в процессе эксплуатации вышли за рамки обычного формата автоматической работы и являются «расслабленными», то есть могут в любой момент преподнести неприятный сюрприз. По меньшей мере эти системы потребуют дополнительного внимания: регулировки, наладки и даже ремонта. Если времени немного, допустим, требуется срочно взять какой-то объект в эксплуатацию, риски, соответственно увеличиваются. Спрогнозировать их до конца не получится, ведь детальный аудит объекта обычно занимает от одного до трех месяцев. Кроме того, некоторые вещи не всегда можно обнаружить. Например, в зимнее время сделать стопроцентное обследование холодильных систем едва ли получится.

Как нивелировать риски в такой ситуации? Наша компания предлагает заказчику формат партнерских отношений, то есть: «Вы откровенно рассказываете обо всех «болезнях» своего здания, а мы подсказываем, каким образом ситуацию выправить». Если работаешь в открытую, а задача у собственника получить качественные услуги по управлению объектом, то, естественно, все нюансы он вам раскрывает.

Впрочем, никто не застрахован от «несчастного случая», даже если, казалось бы, все обговорили и учли. Как правило, с владельцами коммерческой недвижимости вопросы по дополнительному инвестированию на непредвиденные расходы решаются быстро. Они понимают, что несут солидарную ответственность, в противном случае УК имеет право расторгнуть контракт. С госструктурами ситуация посложнее. В договоре на управление административным зданием условия прописаны достаточно жестко, и отказаться от дальнейшего исполнения своих обязанностей в одностороннем порядке не всегда получится. Поэтому вопросы налаживания взаимодействия с такими заказчиками требуют дополнительного опыта.

Договор дороже денег
По сути, речь идет о документальной форме отношений, которые также могут иметь всевозможные подводные камни. Например, при составлении договора мы стараемся максимально детализировать каждый его пункт. Дело в том, что двоякое чтение каких-то параметров или критериев не позволит ни одной из сторон заложить расходы на определенные мероприятия по эксплуатации, а это в конечном итоге также приводит к не запланированным расходами. Или взять техническое задание. Если оно не расписано во всех деталях, то, под него не закладываются определенные объемы ППР (планово-предупредительных работ). В результате риски возникают как у заказчика, так и у исполнителя.

В кризисных условиях достаточно частое явление – пересмотр уже заключенного договора. В трудные времена уменьшается поток арендаторов, ужимаются арендные площади, естественно, у собственника сокращаются оборотные средства и доходы, что автоматически затрагивает бюджет эксплуатирующей организации. Для нашей компании это не является чем-то новым – технологии на этот счет отработаны. Да, приходится маневрировать количеством персонала, искать дополнительные возможности по снижению рисков. Одного делать нельзя ни в коем случае – резать зарплаты высококлассным специалистам.

На шаг впереди
Наша компания занимается и логистическими объектами, и офисными, и административными. У каждого свои особенности. Но в общем и целом отличий в управлении нет. Все достаточно стандартно. Просто нужно выполнять определенно количество операций. Если алгоритмы действий известны, а стандарты компании позволяют работать технологично, то каких-то совсем непрогнозируемых вещей быть не должно.

Разумеется, есть важные объекты, связанные с государственными органами управления или отличающиеся по своему конструктиву. У нас, например, в эксплуатации башни «Москвы Сити», здание Верховного Суда Российской Федерации, а по системам пожаротушения – Счетная Палата. У каждого такого объекта свои нюансы, но наработанный годами опыт управления и тщательно подобранные высококвалифицированные кадры позволяют работать в штатном режиме.

Конечно бывают и всякого рода неординарные случаи. Но в нашей компании работают креативные руководители, которые способны и в нестандартной ситуации принять правильное решение. Был, например, случай, когда на объекте в одно и то же время срабатывала пожарная сигнализация. При проверке системы она каждый раз подтверждала, что технически исправна. Три недели проводилось тестирование – все безрезультатно. Тогда было принято решение установить видеонаблюдение, которое, собственно, и позволило выявить причину «неполадки». Оказалось, что каждое утро в определенное место приходила сотрудница учреждения и лаком поправляла себе прическу возле датчика дымоудаления. Естественно, он срабатывал. Такие «риски», согласитесь, спрогнозировать невозможно.

Сегодня мы посмеиваемся над подобными казусами, но в тот момент, когда ты ищешь и не находишь, когда ты знаешь, что есть неисправность и не можешь ее определить - ощущение не самое приятное. Наверное, поэтому все, кто имеет отношение к фасилити, всегда на острие новых технологий, всегда в тренде, а часто и на шаг впереди.